【FP四方山話】メール本文の書き方について

2110月 - による fp-univ - 0 - お役立ち情報 セミナー講師 ブログ

セミナー講師担当の中野です。

今日はセミナーに関係ないお話なので「四方山」とつけさせてもらっています。

最近ちょっと気になったメールをいただいたのでみなさんにも気を付けてもらいたいな、と思ったので書かせていただきます。

私が社会人になったのはもう20年も前なのですが、その時にはすでに連絡手段としてメールもあったのですが、まだまだ電話やFAXが主流でした。

ありがちな話ですが、新入社員で配属された部署で電話番のようなことをするのですが、電話を取ると「株式会社〇〇 実験部 CAE実験室です」といわなくてはいけないので、ドキドキして、口の中で練習をしたのを今でも覚えています。

そんな時代もあったのですが、入社から数年もすると社外からの連絡はほとんどがメールとなってしました。

そうこうするうちに、個人間の連絡のやり取りもメール、そしてSNSに移ってきていて普段から当たり前のようにメールやメッセージを使う時代になりました。

そんなこんなで令和の時代になった今、ちょっとメールの本文に違和感を感じています。

 

誰からのメールかわからない

最近、次のようなメールがよく来るようになりました。

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タイトル:先日はありがとうございました

本文:中野さま

先日はありがとうございました。

~以下、要件~

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いかがでしょうか?

「普通のメールじゃないの?」と思った人も多いかと思った人もいるかもしれませんが、わたしが困ったのは、「このメール、誰から送られてきたの?」ということです。

結果的にはフッター(文章の最後)に名前が書いてあって、誰からのメールかわかったのですが、場合によっては手かがりになる情報がなく、送られてきたメールアドレスから誰から送られて来たか、データベースや過去のメールから検索してやっとだれから送られてきたかわかった・・・なんてこともありました。

メールソフトの機能によっては、過去のメールと関連付けられたりすることで送り主がわかるようなソフトもあるのかもしれませんが、どちらにせよ読み手にワンアクションさせる必要があります。

相手の事を考えると、

―――――――――――――――――――

中野さま

〇〇株式会社の△△△です。

お世話になっております。

・・・・

――――――――――――――――――

と書けば、すぐに誰からのメールかがわかります。

ちょっとしたことなのですが、「相手に分かりやすく」ということはFPのセミナーや相談業務のなかでもとても大事なことです。

文章の書き方でも話し方でも、相手の事を考えて発信すると、とても印象をよくすることができますし、文章の場合特に知的に感じてもらうことができるので、是非心がけてもらえたらと思います。

P.S.

昔はビジネスマナーでメールの本文の書き方なども教えてもらえたのですが、最近では「当たり前」になっていることと、SNSのメッセージだと相手が誰だかわかってりうことが前提でやり取りをしていることがメールでのちょっとした気遣いがへっているのかもしれません。

 


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